Многие компании берут сотрудников на удаленную работу или дистанционно взаимодействуют с контрагентами. С ними нужно наладить обмен документами. В таком случае удобна система электронного документооборота.
Что такое безбумажный документооборот?
Это процесс, при котором все действия с документами осуществляются в электронном режиме. Это утверждение, подписание, согласование и.т.д. Подлинность зачастую подтверждается ЭЦП (электронно-цифровой подписью). На https://a2b.su/modules/sed/ представлена подробная информация о системах электронного документооборота.
Главная особенность безбумажного документооборота – возможность автоматизации информации. С обычными документами этого сделать нельзя, поэтому возникают следующие трудности:
- Сложность поиска информации. Вручную найти нужные сведения сложно, особенно если объем бумаг большой;
- Ограниченный доступ. Если у компании есть несколько филиалов, то предоставить документы сотрудникам разных отделов будет проблематично;
- Проблема внесения коррективов. Если нужно сделать правки в документе, то его придется полностью переделывать;
- Сложность физического перемещения. На это требуется больше времени, чем во время работы с электронными бумагами.
Преимущества безбумажного документооборота
Все больше компаний переходят на безбумажный документооборот, так как он имеет следующие преимущества:
- Возможность сократить расходы (экономия на бумаге, печати, отправке по почте);
- Снижается время обработки данных документов (актуализация информации, подготовка, передача другим лицам);
- Безопасность (сохранение информации в базе данных, которую можно восстановить при необходимости);
- Быстрый доступ (возможность установления однопользовательского или многопользовательского доступа);
- Экологичность. Снижение расхода бумаги – это забота об окружающей среде. В год компания тратит примерно 12 пачек офисной бумаги. Для чего потребуется срубить целое дерево.
Главное преимущество безбумажного документооборота – это возможность отказаться от бумаг и полностью перейти на цифровую трансформацию.
Как перейти?
Чтобы перейти на безбумажный документооборот, компании нужно:
- Выбрать оператора ЭДО. Нужно проанализировать тарифы, безопасность обмена и хранения данных, техническую поддержку;
- Подобрать оптимальное техническое решение. Это может быть веб-версия, на основе модуля 1С и так далее;
- Получить КЭП. Это электронная подпись, позволяющая сделать документы подлинными;
- Организовать переход внутри компании. Нужно провести обучение по бумажному документообороту, назначить ответственных за работу с ним;
- Задействовать контрагентов. Если партнеры компании уже работают с электронными документами, то обмен ими можно начать, отправив приглашение. Если нет, то можно предложить такой вариант сотрудничества.
Практически все интеграционные решения (веб-версия, модуль 1С) имеют простой и понятный интерфейс. Можно без проблем загрузить документ, отправить его контрагенту. Все этапы работы с системой указаны на экране. Это очень удобно.